Se hai intenzione di organizzare un matrimonio o una festa, in questo articolo vedremo come allestire una location per il proprio evento.
Se sei alla ricerca di una seria agenzia, Nosilence offre la propria consulenza esperta in tal senso, occupandosi di tutti gli aspetti organizzativi e realizzando uno spazio adeguato per ogni genere di incontro.
Inizia con un accurato sopralluogo
Il primo passo da compiere quando si organizza un evento è iniziare con un accurato sopralluogo.
Valuta la grandezza degli spazi a seconda del numero di persone che contengano, assicurati che tutta la strumentazione sia funzionante e pronta all’uso, considera il numero delle sedie delle quali avrai bisogno e la potenza dell’impianto audio, così che la voce dei partecipanti arrivi forte e chiara a ogni intervento.
Dopo aver appuntato che si tratta proprio della location della quale hai bisogno, prenotala nelle date prescelte e lascia un margine di tempo per la sistemazione prima e dopo il meeting o l’evento, così da prepararla nella maniera migliore.
Fornisci ai presenti gli strumenti di base
A seconda del tipo di evento che si sta organizzando, è importante fornire a tutti i presenti gli strumenti dei quali possono avere bisogno durante l’incontro.
In caso di matrimonio o battesimo, ad esempio, per ogni postazione posiziona un segnaposto ricordo o un oggetto significativo
Lo stesso discorso vale per la bomboniera finale, che consente di ricordare il momento anche in futuro.
Se parliamo di un evento a tema, non dimenticare di assicurare all’invito dei gadget divertenti, come cappellini o spille, in modo da rendere ancora più speciale il momento.
Crea un punto di accoglienza per gli ospiti
In caso di festa a tema o incontro aziendale, occupati della realizzazione di un’apposita reception, che accolga gli ospiti e li guidi all’interno della sala.
Gli operatori registrati sono dotati di libro firme o di tablet con la lista degli invitati, così da verificare i presenti ed evitare che partecipino persone non autorizzate.
In questa fase è possibile fornire gli strumenti utili, come block notes e penne, così che l’invito entri all’interno con tutto ciò di cui ha bisogno.
Allestisci una zona ristoro
Spesso gli eventi o le feste hanno una durata anche di alcune ore, pertanto i partecipanti potrebbero avere bisogno di un momento di relax e di pausa caffè.
Realizza un’area dedicata, facilmente raggiungibile da tutti, dove servire bevande ed eventualmente snack a seconda dell’orario dell’incontro.
Puoi creare uno spazio fai da te se i partecipanti non sono numerosi, oppure richiedere un servizio di catering nel caso in cui l’affollamento sia consistente e si crei dei caos al momento della pausa.
Stabilisci se è necessario un servizio di sicurezza
Alcuni eventi privati o pubblici richiedono di essere monitorati dal punto di vista della sicurezza.
Pertanto, soprattutto in presenza di molte persone, richiedi la presenza di un servizio d’ordine di professionisti, che controlla che l’evento si realizzi nel modo più tranquillo e calmo possibile.
Il numero di dipende dalla grandezza degli addetti alla location e dal genere di incontro, una seria ditta saprà consigliare la formula più adatta alle tue esigenze.
Attenzione al buon funzionamento dei vari impianti e degli apparecchi
La maggior parte degli eventi non possono prescindere da apparecchi tecnologici e da impianti di illuminazione, audio o video.
Verifica pertanto che tutto funzioni alla perfezione e che non ti tradisca al momento dell’intervento, facendo una migliore figura con tutti i partecipanti.
